Het huishoudelijk reglement. Het Huishoudelijk Reglement beschrijft binnen de werkingssfeer van de statuten, de regelgeving in relatie tot zaken van bestuurlijke huishoudelijke aard, zoals • (procedures ten aanzien van) de ledenvergadering; • stemprocedures en procedures bij kandidaatstelling en verkiezingen; • rechten en plichten van de leden, bestuur, kieslijstkandidaten, fractieleden.
Beschrijving partijorganisatie; opzet van het huishoudelijk reglement. De partijorganisatie wordt beschreven en proceduresen richtlijnen vastgelegd. Ook het onderlinge verband tussen de organisatieonderdelen en tussen de verschillende partijactiviteiten, voorzover van belang voor het functioneren van de partij, beschreven.
Aanmelding en toelating van nieuwe leden. De aanmelding van nieuwe leden geschiedt bij het partijsecretariaat. Het bestuur bepaald of leden lopende het kalenderjaar kunnen worden toegelaten als lid.
Actieve rol Alle leden vervullen een actieve rol in de vereniging. De volgende activiteiten kunnen worden uitgevoerd door leden: • Fractielidmaatschap • Commissielid • Fractiesecretaris • Lid van de steunfractie • Bestuurslid • Lid van door bestuur ingesteld commissies • Campagneleider • Wethouder
Eens per jaar stelt het bestuur de lijst met leden vast. Deze lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenvergadering. De ledenvergadering kan deze lijst goedkeuren met een gewone meerderheid. Indien de lijst niet wordt goedgekeurddient het bestuur binnen twee weken een nieuwe lijst ter goedkeuring aan de leden te overleggen. De ledenvergadering is gedurende deze periode geschorst.
Zes weken voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering inventariseert het bestuur bij de leden welke leden ook het komend jaar een actieve rol willen bekleden binnen de vereniging. Het bestuur stelt hiervoor jaarlijks een activiteitenplan samenwaarin de activiteiten en rollen beschreven staan. De volgende rollen worden niet door het bestuur bepaald. Deze leden worden geacht actief te zijn zolang zij de functie bekleden: • Fractielidmaatschap • Commissielid • Fractiesecretaris • Wethouder
Procedure opstellen nieuwe ledenlijst Bij het opstellen van de ledenlijst die een keer per jaar ter goedkeuring aan de ledenvergadering wordt voorgelegd moet het bestuur zich houden aan de volgende procedure: • Minimaal twee maanden voor de algemene ledenvergadering bepaald het bestuur welke actieve leden het komend jaar wel en welke niet zullen worden ingezet. • Met leden waarvoor het bestuur geen actieve rol beschikbaar heeft wordt een gesprek gevoerd door ten minste twee bestuursleden. Tijdensdit gesprek licht het bestuur haar besluit toe. Het lid heeft de mogelijkheid te bespreken met het bestuur welke mogelijke actieve rollen beschikbaar zijn. • Indien het bestuur een lid geen actieve rol meer wil geven en disfunctioneren van het lid in zijn/haar rol licht hieraan ten grondslag dan wordtdit eveneens twee maanden voor de algemene ledenvergadering schriftelijk (e-mail of brief) toegelicht. • Het voorstel van het bestuur bevat zowel de actieveleden als leden die niet meer actief zullen zijn in het jaar (365 dagen) na de algemene ledenvergadering.
Gevolgen beëindiging actieve rol Door in te stemmen met de lijst zoals door het bestuur voorgesteld in artikel 2, lid 3 van het huishoudelijk reglement, worden leden die geen actieve rol krijgen toebedeelt automatisch door de algemene ledenvergadering benoemd tot sympathisant van de vereniging
Ingangsmoment stemgerechtigd lidmaatschap. Het lidmaatschap gaat in na acceptatie door het bestuur en ontvangst van de contributie voor het lopende kalenderjaar.
Duur en beëindiging van het lidmaatschap. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor bepaalde tijd. Jaarlijks bepaald de algemene ledenvergadering de leden van de vereniging op voordracht van het bestuur. Het lidmaatschap eindigt na schriftelijke opzegging en door overlijden van het verenigingslid. Contributies worden niet gerestitueerd.
Contributie en stemrecht. Een verenigingslid dient vóór 31 januari de contributie voor het betreffende kalenderjaar te voldoen. Leden die voor 31 januari of maximaal 4 weken voor de ledenvergadering hun contributieverplichtingen hebben voldaan hebben stemrecht. Leden die niet aan hun contributieverplichting hebben voldaan hebben op ledenvergaderingen geen stemrecht.
Schorsing of royement van een lid. Het bestuur kan tot schorsing of royement van een partijlid besluiten, wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging. Het bestuur beoordeelt of hiervan sprake is en stelt het lid hiervan schriftelijk gemotiveerd in kennis. Een mondelinge schorsing gaat direct in, maar dient te worden gevolgd door een schriftelijke kennisgeving. Het lid kan binnen één maand na ingang beroep aantekenen bij de algemene ledenvergadering. Het beroep wordt behandeld in de eerstvolgende reguliere ledenvergadering. Verwerpen van een schorsing of royement vereist een meerderheid van twee derde vanhet aantal geldig uitgebrachte stemmen. In de beroepsperiode blijft de schorsing of het royement van kracht.
Sympathisanten. Sympathisanten hebben geen stemrecht binnen de vereniging. Wel ontvangen zij een uitnodiging om als toehoorder op een ledenvergadering aanwezig te zijn en aan de discussie deel te nemen. Ter voorkoming van belangenverstrengeling kan de voorzitter bepalen, dat sympathisanten bij specifieke vergaderingen of delen daarvan niet aanwezig mogen zijn of niet aan de discussie mogen deelnemen.
Hoogte van de contributie. Op voorstel van het bestuur stelt de Algemene Ledenvergadering jaarlijks de hoogte van de door de leden te betalen contributie(s) vast.
Hoogte bijdrage sympathisanten Op voorstel van het bestuur stelt de Algemene Ledenvergadering jaarlijks de hoogte van het door de sympathisanten minimale te betalen bedrage.
Status algemene ledenvergadering. De algemene ledenvergadering is het hoogste besluitvormende orgaan van de partijvereniging.
Aanbrengen van voorstellen en besluiten ter stemming. Voorstellen worden ter stemming ingebracht door hetbestuur op haar initiatief danwel door het bestuur op initiatief van één of meer leden, onverlet het bepaalde in artikel 11 lid 3. Besluiten door de algemene ledenvergadering dienen te worden genomen binnen de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement.
Openbaar en besloten. Ledenvergaderingen zijn in beginsel openbaar. Op voorstel van het bestuur kan de ledenvergadering besluiten een vergadering voor één of meerdere onderdelen achter gesloten deuren te doen plaatsvinden. Het voorstel dient te worden gesteunddoor minimaal twee derde van de aanwezige leden. Sympathisanten kunnen alleen op basis van hetgeen bepaald is in artikel 4 lid 4 van de statuten worden uitgesloten van de vergadering.
Oproeping. Het partijbestuur roept de leden in vergadering bijeen met vermelding van datum, tijdstip en plaats, alsmede met een agenda en bijbehorende stukken. Hetaantal dagen tussen de verzenddatum en de vergaderdatum bedraagt tenminste 14.
Oproeping op initiatief van meerdere leden. Wordt door tenminste 30% van de stemgerechtigde leden verzocht om een algemene ledenvergadering, dan schrijft het bestuur zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee weken een vergadering uit met een op schrift gestelde motivering en opgave van de te agenderen onderwerpen en bijbehorende stukken.
Inbrengen van nieuwe of aanvullende agendapunten. Stemgerechtigde leden kunnen tot uiterlijk de aanvang van de vergadering agenda-punten voorstellen. De vergadering beslist of hieraan op dat moment voor die vergadering of op een ander moment gehoor wordt gegeven en over de wijze waarop. Het bestuur doet terzake aan de ledenvergadering een voorstel.
Inbrengen van amendementen. Stemgerechtigde leden kunnen ter vergadering amendementen inbrengen. Deze worden voorafgaand aan het betreffende voorstel in stemming gebracht. Als er meerdere amendementen zijn ingediend bij hetzelfde voorstel, wordt eerst het meest verstrekkende amendement in stemming gebracht.
Moties en ordevoorstellen. Een lid kan tijdens de vergadering het bestuur voorstellen een motie in stemming te brengen of de vergadering onderbreken met een voorstel van orde.
Aantal algemene ledenvergaderingen per kalenderjaar Het bestuur dient ten minste een maal per jaar een algemene ledenvergadering uit te schrijven:
Verslaglegging. De verslaglegging van de ledenvergadering geschiedtdoor de secretaris of een ander daartoe aangezocht bestuurslid.
Versturen van de notulen. De notulen worden binnen een periode van maximaal acht weken na datum aan de leden toegezonden.
Besluitvorming bij meerderheid van stemmen. Tenzij anders geregeld worden besluiten van de ledenvergadering genomen met een meerderheid van stemmen gerekend over de ter vergadering aanwezige stemgerechtigde leden.
Staken van de stemmen. Bij het staken van de stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien wederom de stemmen staken, is het voorstel over zaken verworpen en beslist het lot over het voorstel betreffende personen.
Stemming over zaken, personen en vertrouwelijke zaken. Over zaken wordt mondeling gestemd. Over personen en vertrouwelijke zaken – ter beoordeling van het bestuur – wordt schriftelijk gestemd.
Stemmen bij afwezigheid. Een stemgerechtigd lid kan bij afwezigheid stemmen,indien deze vooraf aan de vergadering voor de in stemming te brengen punten een gesloten stem heeft gedeponeerd bij het bestuur.
Stemmen via een machtiging. Een stemgerechtigd lid kan schriftelijk gemachtigd zijn door maximaal twee andere stemgerechtigde leden.
Nadere bepalingen inzake het stemmen bij afwezigheid of via machtiging. Stemmen in afwezigheid of via een machtiging is niet mogelijk, indien: • het gaat over een wijziging van de statuten of het huishoudelijk reglement; • sprake is van een ingelaste bijzondere algemene ledenvergadering; • het gaat over een geamendeerd voorstel; • het gaat om het kiezen van kandidaten voor een functie binnen de partij en het aanbrengen van een volgorde daarin, ingeval de volledige kandidatenlijst vooraf niet bekend was.
Verslag van de partijorganen. De ledenvergadering neemt in de algemene ledenvergadering kennis van • het jaarverslag van de politieke activiteiten van de fractie in de gemeenteraad, de raadscommissies en daarbuiten; • het jaarverslag van de activiteiten van het partijbestuur. Tevens stelt zij het financiële jaarverslag en de rekening van de partij vast.
Beoordeling door de ledenvergadering. Bij aanvaarding door de vergadering van het financiële jaarverslag en de jaarrekening wordt de penningmeester door de ledenvergadering décharge verleend. Indien de ledenvergadering redenen aanwezig acht opgrond waarvan de penningmeester geen décharge kan worden verleend, zal het bestuur op dekortst mogelijke termijn, doch binnen 6 weken, in een speciale ledenvergadering een voorstel ter tafel brengen.
Begroting en vaststellen van de ledencontributie. De ledenvergadering neemt een besluit over: • de door het bestuur voorgestelde begroting voor hetvolgende begrotingsjaar; • de door het bestuur voorgestelde contributies voor de diverse ledengroepen voor het volgende begrotingsjaar.
Kascontrole commissie. De algemene ledenvergadering kiest en benoemt voor de vergadering uit de leden die niet al een andere functie binnen het bestuur van de partij bekleden een kascontrolecommissie van twee personen, aangevuld met een derde als reserve. Dezecommissie controleert de boekhouding van de partijvereniging op juistheid. Zij deelt op de ledenvergadering haar bevindingen mede ten behoeve van besluitvorming over het financiële jaarverslag en de jaarrekening.
Samenstelling bestuur. Het partijbestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf personen. Het zittende bestuur doet aan de algemene ledenvergadering vooraf aan de te houden bestuursverkiezing met inachtneming van het verkiezingsprotocol een voorstel voor de te kiezen bestuursleden, respectievelijk in aantal en in persoon.
Leden welke deel uitmaken van college kunnen geen bestuurslid zijn. Ter waarborging van de onafhankelijke positie van het bestuur kunnen lid zijn van het partijbestuur. Bij schaarste aan bestuursleden kunnen zij evenwel benoemd worden als interim-bestuurder voor een periode van maximaal één jaar.
Kandidaten. Ieder stemgerechtigd lid kan zichzelf kandideren. Kandidaatstelling in de algemene ledenvergadering geschiedt door het partijbestuur, waarbij het bestuur een neutrale positie dient in te nemen. Leden kunnen ook niet-leden voorstellen voor een functie in het bestuur. Een dergelijke voordracht moet door minimaal 30% van de stemgerechtigde leden schriftelijk worden ondersteund.
Moment van kandidaatstelling. De kandidatuur dient 7 dagen voor de vergadering bij het bestuur te zijn ingediend. Ter vergadering kunnen tegenkandidaten worden aangemeld.
Zittingsperiode. Bestuursleden worden in beginsel voor vier jaar gekozen. Zij kunnen evenwel tussentijds aftreden met inachtneming van de voorgeschreven opzegtermijn. Na afloop van hun bestuurstermijn zijn bestuursleden eenmaal herkiesbaar. Er kunnen zich op dat moment ook andere kandidaten aanmelden.
Rooster van aftreden Het bestuur maakt een rooster van aftreden. Dit rooster houdt in dat elke twee jaar de helft van het aantal bestuursleden haar zetel beschikbaar zijn. Zij kunnen dan zichzelf herkiesbaar stellen conform Artikel 8 lid 5. Het rooster van aftreden moet doorde algemene ledenvergadering worden goedgekeurd.
Benoeming vindt plaats door de algemene vergadering. Het bestuur wordt gekozen en benoemd door de algemene ledenvergadering. • De voorzitter wordt rechtstreeks in die functie gekozen. • De andere leden worden gekozen als lid. Het bestuurwijst in haar eerste bestuursvergadering uit haar midden een penningmeester en een secretaris aan, respectievelijk hun vervangers.
Tussentijdse vacature. Een bestuurslid kan tussentijds bedanken met een opzegtermijn van drie maanden. Bij tussentijds opstappen, uitvallen of overlijden heeft het bestuur mandaat om ter handhaving van het oneven aantal bestuursleden maximaal tot aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering in diens plaatsvervanging te voorzien. Betreft het de voorzitter, dan kan het bestuur tevens besluiten tot een andere functieverdeling. Het in de eerstvolgende ledenvergadering benoemde nieuwe bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger had zullen aftreden.
Situatie bij een interim-bestuur. Indien een interim-bestuur cq interim-bestuurder wordt benoemd, is dit voor een periode van maximaal 12 maanden. Een interim-bestuurder heeft bij tussentijds opstappen een opzegtermijn van één maand.
Procedure bestuursverkiezing. Het bestuur wordt door de algemene ledenvergaderingbij normale meerderheid van stemmen gekozen. De stemming is geheim en schriftelijk. Anoniem uitgebrachte stembriefjes en stembriefjes die een niet genomineerde kandidaat of meerdere kandidaten vermelden zijn ongeldig.
Hoofdtaak partijbestuur. De hoofdtaak van het partijbestuur is zorg te dragen voor een efficiënte, effectieve en democratische partijorganisatie, binnen de door de wet, statuten en huishoudelijk reglement alsmede binnen deze kaders door de ledenvergadering geboden mogelijkheden, gericht op de doelen van de vereniging Houten Anders!.
Verantwoordelijkheden en hoofdactiviteiten. De verantwoordelijkheden en hoofdactiviteiten van het partijbestuur omvatten: a. Uitvoeren van de algemene organisatorische leiding van de partij; b. Zorgdragen voor een organisatiestructuur waarbinnende partijorganen zo goed mogelijk kunnen functioneren en samenwerken; c. Onderhouden van een constructieve relatie met de partijvertegenwoordigende organen; d. Bewaken van een bestendig partij-politiek imago; e. In samenwerking met de fractie voorbereiden en ontwikkelen van partij- en verkiezingsprogramma’s; f. In samenwerking met de fractie voorbereiden en uitvoeren van verkiezingscampagnes; g. Zorgdragen voor interne en externe public relations; h. Zorgdragen voor informatievoorziening aan de leden; i. Zorgdragen voor ledenwerving; j. Zorgdragen voor fondsenwerving; k. Opstellen van een procedure voor de totstandkoming van de kieslijst. l. Opstellen van het jaarlijkse activiteitenplan en daaruit volgende ledenlijst.
Tijdlijnen en deadlines. Ten aanzien van het partijprogramma, verkiezingsprogramma en het programma van de verkiezingscampagne dienen de concepten in juli voorafgaand aan het jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden in concept gereed te zijn. Uiterlijk in november worden de teksten van het verkiezings- cq partijprogramma vastgesteld door de algemene ledenvergadering. – In september van het jaar voorafgaand aan het verkiezingsjaar wordt de algemene ledenvergadering een “schouwlijst” aangeboden van kandidaten die belangstelling hebben voor een plaats op de kieslijst. In november stelt de algemene ledenvergadering de kieslijst vast.
Kostenvergoedingen. Het bestuur is bevoegd om kosten te vergoeden die partijleden hebben gemaakt ten behoeve van de partij. Kostenvergoedingen vinden plaats op declaratiebasis onder bijvoeging van originele nota’s en betalingsbewijzen.
Sancties. De algemene ledenvergadering heeft de bevoegdheid om bestuursleden wegens het niet of niet op adequate wijze uitvoeren van de bestuurstaken te berispen, te schorsen of te ontslaan. Dit behoeft twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
Vergaderfrequentie Het bestuur vergadert tenminste 1 keer per maand.
Kiescommissie In het jaar voorafgaande aan het verkiezingsjaar stelt het bestuur een kiescommissie in. De samenstelling van deze commissie moet door de ledenvergadering worden goedgekeurd.
Procedure kiescommissie De Kiescommissie bepaald zelf haar werkwijze na overleg met het bestuur. Uiterlijk in de maand september voorafgaande aan het verkiezingsjaar vangt de commissie met haar werkzaamheden aan.
Kandidaatstelling De Kiescommissie nodigt alle leden uit zich kandidaat te stellen voor de kieslijst. Ieder partijlid van 18 jaar en ouder kan zich kandidaat stellen voor de kieslijst. Dit dient schriftelijke te gebeuren.
Vaststelling kieslijst In het najaar voorafgaande aan het verkiezingsjaar presenteert de kiescommissie haar bevindingen tijdens een ledenvergadering. De ledenvergadering kan de lijst goed of afkeuren. Indien de lijst wordt afgekeurd dient de kiescommissie binnen twee weken met een nieuw, ander voorstel te komen. Gedurende deze twee weken is de vergadering geschorst. Indien de kiescommissie niet met een nieuwe lijst komt doet het bestuur een voorstel aande ledenvergadering.
Definitie donatie Een donatie is een schenking aan de partij in geld,goederen of diensten.
Geen verplichtingen De partij of haar afzonderlijke leden aanvaarden geen materiële of immateriële verplichtingen jegens donateurs.
Donatiebedragen. Financiële schenkingen zijn per jaar per donateur als volgt gelimiteerd: • Natuurlijke personen zonder zakelijke of persoonlijke belangen: geen beperking. • Natuurlijke en rechtspersonen met een zakelijke binding of belang: € 1000,- Indien in natura verstrekt, geldt een maximale tegenwaarde van € 2000,- • Non profit- en overheidsorganisaties: geen limiet.
Donatieregistratie. Anonieme donaties worden niet geaccepteerd. Alle ontvangen donaties worden geregistreerd in eendonatie-register onder vermelding van de naam en het adres van de donateur, alsmede diens hoedanigheid waarin de donatie wordt verstrekt.
Voorstel tot statutenwijziging of wijziging van het huishoudelijk reglement. Een besluit tot vaststelling of wijziging van de statuten een huishoudelijk reglement mag uitsluitend door de algemene ledenvergadering worden genomen bij twee derde meerderheid van het aantal stemgerechtigde leden.
Vaststelling ingangsdatum wijzigingsvoorstel alsbedoeld in lid 1. De ledenvergadering bepaalt op voorstel van het bestuur bij gewone meerderheid, wanneer de gewijzigde statuten of een gewijzigd reglement in werking treden.
Verzoek om wijziging van het reglement door een groep van de leden. Een groep van tenminste 30% stemgerechtigde leden kan het bestuur verzoeken een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement ter stemming te doen brengen in de algemene ledenvergadering.
Inwerkingtreding Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op dedag na de vaststelling door de algemene ledenvergadering.
